職場常常要求員工 Multitask ,製造了員工需要多才多藝,身兼數職的現象。但原來有調查發現,員工同時間實行身兼數職並非好事,這反而會令生產力下降達 40% 。員工應好好管理任務次序,集中及有目標地工作才能優化企業生產力。

 

多重任務減低 40% 生產力

工作時以瀏覽器開啓十多二十個分頁是平常事,這就可以一次過做很多事情,如回覆電郵、更新公司社媒專頁、寫文章及閱讀新聞。

有人可能會覺得這很有效率,不過原來這更花時間才能完成所有事情。這是有關「多任務的奧妙」,原來這會損害我們的工作效率。有研究指出多重任務會減低生產力高達 40% ,增加錯誤和壓力。

那麼為甚麼那麼多人崇尙多重任務?最重要的是,人們如何戒除此習慣?

 

多重任務只是自我感覺良好

根據俄亥俄州立大學研究指出,人們進行多重任務只是「自我感覺良好」,不是因為他們做多了事情(有時他們表現實在糟糕),而是他們在自我安慰。學者指出他們「只是在當中自我催眠,不是他們提高了生產力,他們只是感覺上滿足。」所以其實多重任務只是會令人退步。

下一步是戒除此習慣,你可以想想為甚麼會令你多重任務?有三個可能性:瀏覽器本身設計令你不斷在網絡上徘徊;欠缺組織能力及只集中於一任務會令你感到沉悶。

 

只用一個分頁

根據 Firefox 一項研究,大部分人一次過開啓五至十個分頁。很多時人們都會讓特定網站開著,作為工作為參考,但同時會不自主地開啓了和工作無關的東西。其實沒有藉口開著私人電郵、 Twitter 及 Facebook ,這變成了一個壞習慣,令人不時看看有沒有最新動向,令工作分心。

不過就不用太擔心,你們可下載 Chrome 應用程式 OneTab,把所有分頁轉化為超連結清單。

這實在讓人十分驚訝, OneTab 潔淨了我們的眼球,減少了到訪別的網站機會,提升了集中能力,像虛擬地清潔了工作桌,而且令人較困難地一次過做幾件事,間接地令人只集中眼前事情。

 

OneTab應用程式。

 

寫下工作清單

相信各位經歷過在工作其間不時想到另一工作項目細節,然後馬上轉向另一任務,雖然有時候另一任務較急趕,或者你怕把它忘記,再不然就是你眼前的工作沉悶,但這實在不是個好習慣。

然而,寫下工作事項清單,排列優先次序會令你壓力大減。

你的清單可以用不同形式表達,如記事簿、手機應用、桌面月曆、 Google Calendar 、文字檔案…等,多重形式任君選擇,你可以只用單一方式,以免忘記自己曾在甚麼平台上寫過甚麼摘要。

這其實和 OneTab 差不多,讓你更容易組織工作日程及不會浪費時間,這保證你不會突然忘記任何重要項目。

 

把工作分階段進行

另一點是人們希望得到更多變數,所以喜歡進行多重任務。有研究指出我們喜歡多種任務,就像我們喜歡玩遊戲機或跳傘一樣,追求刺激和滿足好奇心。

對抗突如其來的心血來潮是十分重要,有研究顯示,以階段性工作為過渡可以成功對抗分心。你可以以三個循環、每次二十五分鐘工作和五分鐘休息進行要花個半小時的任務,這會令你更專心。如果對於較花時間的項目,你可能會每 5-10 分鐘就分心,但對於較短項目,通常你都會一口氣把它做完。所以把工作階段性完成是個好方法,不出一段日子,相信你必定會尋回工作專注度。

商場是講求效率,不是講求你一次過做大量事情但錯漏百出。一個人能否取得成功,在乎他們能否專心做一件事。曾國藩名句:「坐這山,望那山,一事無成」,實在適合任何年代。

清朝名臣曾國藩。

 

Chris
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Chris Wong,IT Pro記者,喜歡吸收新事物。

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