香港領先的混凝土及石料供應商友盟(Alliance)為提升與各大建築商的單據處理效率,自2016年起採用OpenText與Kodak Alaris組成的文件數碼化方案,不但大幅提升文件處理及收款效率,還達到省時方便、準確無誤的文件管理與儲存效果。

每天處理逾千單據

友盟建築材料有限公司(簡稱友盟)多年來為香港各大小建築項目提供一系列混凝土產品,友盟旗下車隊每天有效地把混凝土送達全港各區,對香港基建發展貢獻良多。友盟車隊每天處理逾千單建材交收項目,當中單據收集、紀錄、處理、查閱及其後追收賬款工作,涉及大量人力物力,既繁複又費時。特別是地盤環境多塵及沙石,每天收集回來的單據總夾雜著不少泥灰,不但人手輸入資料偶有錯誤,一般文件掃描及數碼化方案亦難以應付。因此,友盟必須挑選集合高速掃描、穩定及高準確度的自動化識別方案。

友盟旗下車隊每天有效地把混凝土送達全港各區,對香港基建發展貢獻良多。

 

一體化文件掃描及數碼化方案

在比較多家科技廠商的文件管理方案後,友盟最終選用OpenText與Kodak Alaris組成的文件數碼化方案。該解決方案在友盟6處辦公室部署了5台Kodak i2620掃描器、1台Kodak i2900掃描器,並連接智能文件擷取軟件OpenText Capture Center,能自動識別文件類型進行分類,然後使用光學字元識別(OCR)、智能文字辨識(ICR)和智能檔案辨識(IDR)等從數碼圖像中提取業務數據,再交由OpenText Content Management分發及管理資料數據上載至友盟官方網站。

左起友盟資訊科技基礎建設經理吳嘉俊、友盟資訊科技經理區嘉翰、OpenText亞太區副總裁楊偉亮與Kodak Alaris大中華區軟件及解決方案銷售總監蕭漢龍,攜手打造香港建築界最高效率的文件數碼化方案。

友盟資訊科技經理區嘉翰表示:「OpenText與Kodak Alaris組成解決方案實現一體化、自動化及無紙化的文件數碼化及資料擷取流程,效果出色。」友盟車隊在各地盤交收建材後,將收貨單據送往友盟辦公室內Kodak掃描器,將大量實體單據高速掃描轉化為影像檔案,然後交由OpenText系統準確地擷取數據,並依照既定商業格式自動上載至友盟網站,方便客戶隨時查閱。他讚賞整個過程不但快捷方便,準確無誤,更重要是節省一半文件處理人手及免除了不必要的人為錯誤。

OpenText與Kodak Alaris組成的文件數碼化解決方案,從實體文件掃描轉化為圖檔、再從圖檔擷取重要數據供用戶使用,全面自動化及無紙化。

OpenText精準擷取重要資料

對於獲得友盟選用,引證了OpenText Capture Center在OCR、ICR及IDR等數碼資料辦識技術上的強大實力。OpenText亞太區副總裁楊偉亮指出:「整個項目最困難的地方是從不同各式、充滿摺痕或污點的單據中識別有用資料,準確擷取數據。將實體單據圖檔轉化為數據的準繩度會受文本的紙質、整潔度及光度等所影響,不是一般OCR軟件所能應付。」

OpenText Capture Center具有專業級圖檔化文字辨識技術,能自動擷取文本上的文字和格式並根據指定儲存路徑儲存,方便各部門查閱及編輯文件。楊偉亮強調,OpenText Capture Center在擷取圖像資料準確度高達99.5%,可高效擷取文件中的重要資訊,自動轉換為商業數據,加速及妥善處理業務流程。OpenText Capture Center更擁有「自學功能」,隨着日復日的海量擷取工作,Capture Center會分析字體和文本格式,減少重覆錯誤,進一步提高資料擷取的準確性。

Kodak掃描器高效耐用

在友盟的文件數碼化項目上,Kodak Alaris一直與OpenText合作無間,將兩家公司優勢完美融合及發揮。Kodak Alaris大中華區軟件及解決方案銷售總監蕭漢龍表示,小巧、高效及耐用的Kodak掃描器與OpenText Capture Center是文件數碼化最佳拍檔,能應付不同行業的獨特需要。他強調:「近年許多公司進行文件數碼化項目,在文件掃描及資料擷取上各有嚴格要求。今次友盟的成功個案完美展示如何將文本過暗、充滿摺痕或污點的大量實體單據高速數碼化,必須採用高效能掃描器才能高速精準地掃描文件,取代過往費時失事的手動輸入數據、紙張儲存和遞交等問題。」

總結:滿足長遠發展需要

OpenText與Kodak Alaris解決方案不但方便易用,具擴展性,更能有效解決文件紙張儲存及資訊管理等問題,滿足公司長遠發展需要。OpenText Capture Center能識別逾百種報價表及單訂格式,將單據資料智能化處理,有助我們量化及分析客戶資料,不斷提升客戶服務。

 


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