遙距工作需加強員工之間聯繫

新型冠狀病毒蔓延到全球，世衛亦正式宣布疫情為全球大流行病，一眾企業在這段期間紛紛實行遙距工作，希望保障員工安全。Microsoft 香港及澳門區總經理陳珊珊分享企業如何在新型冠狀病毒肆虐時確保業務連續性。

最近，Mercer 發佈一項有關企業應對新型冠狀病毒的調查（Business Responses to the COVID-19 Outbreak），顯示近半數的（42%）企業都正鼓勵員工遙距工作，而92.2% 的公司表示在家辦公是他們在辦公室關閉期間的首選對策。在這非常時期，企業管理層的任務不但要保持營運效率，更重要的是要確保員工的安全，並提供足夠的支援。

保持緊密溝通

進行遙距工作時，員工之間缺少了面對面對話的機會，因此溝通變得更加重要。在家工作時，工作時間和節奏定必與平常不一樣，因此員工需要清楚與工作夥伴溝通，互相體諒並作出相關調整。同時，僱主亦應信任員工，在這方面提供足夠自由度。

為了讓團隊合作更緊密，雇主應鼓勵員工之間多分享其工作進度，同時確保文件記錄妥當。Microsoft Teams 等協作工具為員工提供簡單易用的平台，方便日常溝通、報告進度、資訊分享等，即便沒有面對面交談的機會，員工也掌握彼此之間的動向。

Mercer 的研究亦顯示許多員工依靠僱主來監督和評估目前最新情況，同時期望僱主與他們及時分享最新資訊。例如，從世界衛生組織（WHO）和政府機構收集資訊，也要不斷更新辦公安排。建議企業於在Microsoft Teams上下載及使用Crisis Communication Power App，企業可以按需要自行設計合適的應用程式，透過平台集中所有有關疫情的資訊，及時與團隊分享。

利用科技進行高效會議

沒法面對面進行會議是遙距協作的挑戰之一。在許可的情況下，團隊可以多嘗試利用科技進行視像會議，增加互動性，效果會比電話會議來得更有親切感，減低彼此之間的距離。

此外，當多人進行線上會議時應安排其中一位參與者主持會議，以確保每位參與者都能投入討論。主持可不時邀請參與者提出問題或發表觀點，同時亦可透過對話視窗互相交流，避免忽略任何一位參與者。利用協助工具，團隊更可以錄下會議過程，與其他同事分享。

Microsoft香港推出「#EmpowerHK Work-From-Home 支援計劃」，透過Teams 和科技雙管齊下來支援香港的中小型企業（SMB）。通過提供免費雲端儲存空間和技術支援，為本地的中小型企業提供手提電腦租用服務、電子會議和語音通話服務，培訓和啟動服務，以及流動業務營運服務。這不但幫助企業減低業務所受到的影響，更重要的是讓他們穩妥地處理業務。

此外，Microsoft 香港的「停課不停學」計劃讓全港五萬名教師、 80 萬名學生和一千間中小學能透過Teams進行實時、互動性的遠程教學。同時，在本地支援醫生以 Teams 進行遙距診斷。