疫情期間 Adobe文檔處理小工具協助實現無紙辦公

不少企業都希望在疫情期間節約資源,並保持業務的連續性,無紙化辦公模式不僅能解決文件保存、傳送及簽署等難題,亦能達到上述目標。不過香港在無紙化進程仍相對落後,預計最快都要等到 2022 年才實施無紙證券市場制度。Adobe的文檔小工具則協助無紙化辦公的應用。

Adobe香港及台灣區高級數碼媒體技術工程顧問黃耀興 (Ernest) 表示:「電腦網絡的發達、雲端服務的普及等科技發展,為全面無紙化辦公促成有利條件。此外無紙化辦公在技術上亦已相當成熟,電子簽名的安全性及法律效力等問題已解決。再者在很多公司嘗試讓員工居家工作的當前,更是企業開展無紙化辦公的好時機,若能在香港普及起來,必能為整個社會帶來更大裨益。」

例如,疫情期間銷售人員或許不太方便上門與客戶聯繫,可以在線上聯繫後使用 Acrobat 編輯填寫合同,利用Adobe Sign 流動應用程式或者網頁版邀請對方簽署確認訂單。如企業需要客戶提供更多文件,他們亦可請客戶善用 Adobe Scan 流動應用程式掃描相關文件,創建 PDF 後傳送給企業後勤團隊,方便同事及時訂購及跟進。因此,銷售人員可隨時開始工作,無需上門拜訪客戶或不斷往返辦公室遞交文件,減少社交接觸之餘,亦可保持業務的連續性,有助實現業務及檔案管理無紙化。

根據 Adobe 在 2019 年 8 月委託 Forrester Consulting 發布的一項《Adobe Sign 的總體經濟影響》(The Total Economic Impact of Adobe Sign) 調查顯示,企業使用 Adobe Sign 可獲得 420% 的投資回報率,在三年內為企業帶來 680 萬美元的收益,並為每筆交易節省 6 美元。分析認為,電子簽署不但能節省印刷費、郵遞費,亦讓員工專注在更有影響力的工作,因而長遠能提升企業盈利能力。

自疫情以來, Adobe 開放線上資源以供試用,如用户可選擇登入Adobe Acrobat 網頁版,將可免費使用部分進階工具,工作起來更加得心應手。

Adobe 近日與 Google 合作,推出五個無需登入、即可通過瀏覽器使用的快捷域名,包括將各種檔案格式轉換為 PDF 的 PDF.new、將 JPG 影像轉換為 PDF 的 JPGtoPDF.new、填寫表格和簽署電子簽名的 Sign.new等。