每家公司都會面對文件處理的問題,尤其是中小企若未能妥善處理日積月累的文件,不但浪費時間查找資料,甚至引起同事與合作夥伴間的混亂,錯失更多商業機會。著名商業解決方案供應商NEXIFY推出雲端文件管理方案NEXTORE,一站式提供文件儲存與備份、協作、保安、流動使用及分享等功能,大受歡迎。

助中小企突破發展

NEXIFY是2012年在香港成立的領先科技公司,過去數年成功贏得政府資訊科技業務的承辦商合約,滿足資訊處理上的嚴格保安要求。據NEXIFY創辧人兼行政總裁湯文漢指出:「在我們處理政府及大型企業的資訊管理項目中領略到,中小企也需要相似的解決方案,以應付繁瑣的文件管理工作。」

NEXIFY創辧人兼行政總裁湯文漢指出,許多中小企未能快速成長,主要原因是未能妥善處理內部文件流程,拖慢業務發展。

湯文漢指出,許多中小企未能快速成長,主要原因就是未能妥善處理好內部文件流程,拖慢業務運作,失卻大展拳腳的黃金機會。有見及此,NEXIFY成立專門研發團隊針對本地中小企需求,開發出雲端文件管理方案NEXTORE,兼具文件保安及管理功能,從文件創建到長期的文檔存儲和資料分享及保護,滿足中小企長遠發展需要。

滿足本地文件管理要求

在研發NEXTORE之初,該公司曾深入了解本地中小企如何儲存、管理文件及提升文件管理系統實用性。NEXIFY系統顧問胡悅韻表示:「我們應反問自己平日如何找到所需文件?是否花費大量時間?堆積文件是否佔用大量辦公室空間?更重要是如何善用文件進行多方協作?」NEXIFY從研究中小企文件需求,歸納出今天各大小企業所需的六大文件管理方案要點,如下:

文件管理方案六大要點

  1. 增加協作及溝通
  2. 可靠文件權限控制
  3. 提升生產力
  4. 節省時間與成本
  5. 隨時隨地存取所需文件
  6. 嚴格數據安全與保護

胡悅韻指出,不是所有文件管理方案能提供上述好處,而NEXTORE文件管理方案除了滿足上述要求外,還提供更出色的易於儲存、自動光學字元識別(OCR)、簡易文件搜索、即時分享、簡易存取及文件保安功能。

NEXIFY系統顧問胡悅韻表示,NEXTORE較市面上其他文件管理方案優勝之處,在於更簡易的文件儲存、搜索、即時分享及文件保安功能。

企業文件庫一手掌握

NEXTORE採用雲端技術,配合易於使用的網頁管理介面,容易上手。使用者只需在網頁介面上拖拉檔案,即可上載檔案,同時支援多元化檔案格式。透過雲端技術,NEXTORE提供無限儲存容量、自定義的文件目錄及索引數據,可讓用戶靈活自訂所屬的文件庫。NEXTORE還能追蹤專門資料夾及文件資料,有任何更新及變動即會電郵通知,快速回應任何文件檔案更新,讓你時刻了解業務狀況。為方便大家迅速找到重要資料,用戶可以在NEXTORE內標記喜愛的文件,節省時間及提升生產力。

在搜索資料方面,NEXTORE提供專業及易用的搜索方式,用戶可以根據不同檔案索引進行搜索,也可以對全文內容進行OCR搜索,準確性高。胡悅韻表示,只要將任何掃描文件、照片及圖像變為電子格式儲存於NEXTORE內,用戶便可以透過輸入關鍵字迅速搜索,該功能支援最常用的英文、簡繁體中文等,十分適用於現今商用環境。

流動分享安全可靠

NEXTORE針對用戶流動工作需要,不但支援手機及平板電腦使用,還提供即時文件分享功能,以URL方式分享文件,方便用戶以電郵或即時通訊軟件方式快速分享資料,也避免因檔案容量過大而影響分享體驗。用戶更可指定文件分享權限,如只可檢視內容、設定保安密碼、資料加上防外洩水印,以及指定分享期限,嚴格做好資料外洩風險管理,滿足不同業務需要。

NEXTORE提供企業級文件保安功能,如為文件加上防外洩水印。

除了上述功能外,NEXTORE能有效保障企業資料,安全可靠。胡悅韻表示:「NEXTORE提供內部部署及雲端模式,可以讓敏感資料存放在企業自建伺服器內,企業擁有完全掌控權。NEXTORE亦可以配合雲端加密保安技術及使用權限控制,嚴格控制文件的使用權限,禁絕資料外洩,同時,亦可透過Hewlett Packard Enterprise Storage技術,以有效和可靠的方式部署Nextore以及儲存文件。」

HP Enterprise StoreEasy

胡悅韻強調,NEXIFY擁有專業團隊提供貼心顧問服務,能上門檢討企業的文件管理環境,提供量身訂製的提升生產力方法,以解決不同企業獨有的文件管理難題。


與會者切身感受

NEXIFY參加HPE於2017年4月12日舉行的《中小企科技券研討會》,在活動中展示NEXTORE文件管理方案,讓中小企可透過科技券資助低成本享用最新文件管理技術,全面提升生產力。出席活動來賓均對NEXTORE產品及嶄新功能充滿興趣,展覽攤位也人頭湧湧。

來賓對NEXTORE產品及嶄新功能充滿興趣。

劉繼興會計師事務所審計部經理劉國樑讚賞NEXTORE的自動OCR功能,有助快速查找資料。
星輝影像製造有限公司李俊燊認為即時分享資料是大趨勢,NEXTORE儲存及分享功能十分實用。
上海斯加科機械有限公司董事長朱嘉明對NEXTORE文件搜索及保安功能感興趣,有助提升生產力。
加美敦實業有限公司林英毅認為NEXTORE功能不錯,特別留意其自訂目錄及資料搜索功能。

電話:(852) 2151 2868
電郵:[email protected]

Tony Lai
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不定時更新,喜歡接觸科技。

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