電郵欠效率 社交媒體漸成工作主流

世上有兩類人,第一類人的電郵數量永遠是零的;他們總是匆忙讀郵件、移除,並即時回覆電郵。而第二類人便是我們了:對電郵內容漠不關心,信箱永遠有數之不盡的未讀電郵。現時千禧一代每週僅會檢查一次或兩次電郵信箱,面對工作電郵時更是想盡千方百計去逃避。

電郵緩慢漸被棄用

不少人認為,在2018年發送電郵已是相當不合時宜的做法,效率就仿如寄信一樣。 除了速度緩慢,用家更無法知道收件人是否在線,且難以找回過去的郵件。現今不少的年輕企業家認為電郵已無法促進溝通;他們甚至放棄使用電郵,轉而採用一些更快捷、更有效的溝通軟件。

社交機構The Honey Partnership公關及社交客戶經理Harriet Butterfield表示,電郵過份緩慢及被動,完全不符合千禧一代的創業心態。「我認為千禧一代,特別是如我一樣在社交機構或創業公司工作的人,大多都有一種創業的人生觀。隨著Facebook創始人朱克伯格的經典金句『快速行動,打破一切』,人們漸漸追求更快速的工作模式。」她續指,電郵卻無法配合上述的工作模式,人們習慣延遲回覆,故定要花上三倍的時間,才可獲得工作的准許。相反,如WeChat等社交軟件,用家可以即時地得悉工作信息,並作實時回覆,減少對方等待回覆的時間,令工作可更快的完成。

Facebook創辦人朱克伯格的金句「快速行動,打破一切」,完美體現出人們追求更快的效率。

新興軟件開新工作模式

根據2017年Adobe電郵消費者調查,人們在電郵上花的總時數,比2016年的減少了27%。電郵使用時間下降不但出現在用家的個人帳戶上,亦在其工作帳戶上。從Adobe的報告中可見,人們正在打破生活與電郵間的原有平衡,即人們開始回收從前花在電郵上的時間,更有效利用時間。


社交媒體通訊工具如WhatsApp、WeChat等已逐漸成為職場的主流工作用具。

視頻與語音互動

在Soul Analyze工作的Stephanie Dunleavy指,兩年前開始漸漸放棄使用電郵,她認為電郵已變得與自己毫無關係。她形容,「在檢查電郵信箱的過程中,只是不斷的重複著『刪除』的動作而已。」故她寧可使用Pushfor,一商業軟件可篩掉營銷或宣傳電郵,使用家只收到自同事的工作郵件,且可通過語音或視頻,與同事進行實時互動,大大促進工作上的安排及決策。

雖然,電郵仍是工作溝通上主流工具,但隨著社會漸漸信奉「時間即金錢」的觀念,相信將會有愈來愈多的企業家摒棄傳統的電郵,而採用別的溝通工具,以提升工作效率。

Chris

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Chris Wong,主修新聞傳理,曾任職調查公司,細心發掘數據及真相,所有事情皆由微小因素所連繫。