Zoom推AI文件方案Zoom Docs 自動撰寫會議內容及文字翻譯

2024-08-09 benny

雲端會議供應商Zoom Video Communications推出人工智能 (AI) 驅動的協作文件方案Zoom Docs，支援Zoom生成式AI助手Zoom AI Companion，無需額外付費使用^[1]。Zoom產品總監Smita Hashim表示：「Zoom Docs是我們第一款在開始設計時已經內置生成式AI的Zoom Workplace產品。它可以輕鬆將Zoom Meetings的信息轉換成可編輯的文件和知識庫，令團隊能專注於更重要的工作。」

Smita Hashim續指出：「Zoom Docs已整合至Zoom Workplace的付費訂閱計劃中，無需額外付費即可使用，為我們的用戶帶來更大利益。Zoom Docs的每個操作都可使用AI Companion，令用戶可以更舒適地工作和騰出更多時間。」

Zoom Docs改變團隊協作方式

Zoom Docs旨在協助解決現代工作團隊面臨的主要挑戰，包括在重複工作上消耗時間、需要處理過量資訊，以及需要促進跨功能的協調。Zoom Docs透過Zoom AI Companion將會議內容轉換成可編輯的文件格式，用戶可以在Zoom Docs上迅速撰寫內文，適應不同個人和團隊需要，從而提高員工的工作效率。

Zoom Docs以AI驅動，協助Zoom Workplace用戶提高團隊協作和效率、整齊有序地整理資訊以提高生產力，同時加強團隊之間的溝通和資訊共享以減低信息不互通的情況。Zoom Docs的應用例子包括：

會議協作：Zoom Docs透過AI Companion將會議內容轉換成有意義的文件、集中和整理會議紀錄及文件，以及加強會議期間的實時文件協作，簡化團隊在會議期間的協作模式。
商務文件：無論是撰寫文件、商務方案或報告，Zoom Docs的AI Companion功能都能令身處世界各地的團隊成員能輕鬆撰寫、修改、整理和翻譯文件。
方案策劃：團隊策劃繁複的方案時可能會感到困難。因此，Zoom Docs提供專為方案匯報而設的範本，以便團隊能節省時間。相關範本用例包括產品發布、營銷方案、活動策劃。這些範本有助團隊整合方案的相關資料，同時加強監察工作進度、了解最新狀況和安排長遠工作規劃。
資訊中心：用戶可以為單一資訊來源建立百科，有助整合知識庫、幫助新入職同事和追蹤團隊目標。

額外AI功能提升團隊表現

透過AI Companion的強大功能，Zoom Docs協助簡化工作和將資訊整合，以便團隊發揮最出色的工作效益。

將AI Companion整理的會議紀錄轉換成可編輯的文件格式，節省員工撰寫紀錄的時間。此外，員工可以迅速將紀錄複製到共享文件的範本，以便將來在會議、團隊構思、更新工作進度、討論、準備問答資料、客戶成功案例等更多文件應用時使用。
根據AI Companion的會議紀錄生成文件內容，用戶亦可使用自訂或預設查詢功能提出撰寫和修改文件的指示。
利用AI Companion修改和整理內文、計劃及大綱等內容、更改文章的語氣和風格、檢查語法和拼寫，以及翻譯成多達九種語言，以便不同地區的團隊成員查閱。Zoom計劃在未來更新和支援更多語言。

最大化會議效率取得更佳成果

會議是Zoom Workplace的核心，而Zoom Docs通過加強會議前、期間和之後的協作體驗，令用戶的使用體驗更一致，從而帶動更好的成果。

於Zoom Docs開始和安排會議，以便加快與同事的聯繫和工作流程。
在會議期間撰寫、共享和一同編輯文件。會議參與者可以在會議視窗內即時與共享文件的用戶一同編輯文件和撰寫註解，使用流動裝置的參與者無需登入即可查看會議中的協作文件內容。
以自訂格式創建一份可編輯和共享的文件，包括會議的相關信息。
通過批量設定簡化權限分享的流程，縮短分配文件權限所需的時間，並可向會議參與者提供臨時權限，優化會議期間的協作。用戶可以直接在Zoom Team Chat分享Zoom Docs，亦可在Zoom Docs上指定特定用戶以分享文件。
通過Zoom Team Chat或Zoom Mail在Zoom Workplace平台上分享文件，或邀請團隊成員在Zoom Meetings期間即時協作，從而簡化文件編輯流程。

於單一平台整合完成工作

根據個人和團隊的不同需求調整文件，從而保持流暢協作和資訊整理妥當。

用戶可使用文字、表格、圖像、圖表等內容區塊自訂文件，以便提高效率並減少跨應用程式的資訊管理，亦可插入數據表以了解工作和規劃進度。此外，用戶可添加核對表、圖像、影片和標籤，令文件外觀更吸引，更可製作欄目令以便更靈活地管理內容。
插入Zoom Whiteboard或YouTube等來自Zoom Workplace和第三方網站的內容，令資訊能更集中存取。
通過標記常用文件或快速篩選功能迅速存取文件，令整個工作流程更有條理。

優化團隊協作

減低信息不互通的情況，令團隊能保持資訊流通、彼此連繫和進度一致。

透過表格、核對表、活動追踪、限期狀況、指定負責人、儀表板、行事曆和圖庫等方式監察進度。
在專用的百科中整理團隊文件，以便在共享位置互相分享資訊。
透過數據表將資料以視覺形式展現，方便分類、過濾、排序和搜索，從而迅速找到需要的資料。
在單一 Zoom Docs文件中與最多100名用戶同時進行編輯，並在編輯和註解中標記團隊成員。
快速添加、移除和修改團隊和外部用戶的權限，用戶能更安全地分享和與其他人協作編輯文件。

支援AI Companion的Zoom Docs已包含在所有 Zoom Workplace 付費訂閱計劃^[2]中。基本（免費）用戶可使用不支援AI Companion的Zoom Docs創建最多10個共享文件及無上限的個人文件，亦可以升級至Zoom Workplace Pro、商業或企業版，以使用包括Zoom Docs在內的所有Zoom Workplace AI Companion功能。帳戶擁有者和管理員可啟用或停用Zoom Docs的AI Companion功能。

即日起，6.1.6或更高版本的Zoom Workplace已支援Zoom Docs。用戶可從Zoom網站下載，亦可以透過網頁或Zoom Web 應用程式使用Zoom Docs。

^[1] AI Companion 已包含在 Zoom 付費訂閱計劃之中，已購買該訂閱計劃的 Zoom 帳戶無需額外付費即可使用。AI Companion 未必適用於所有地區和行業，包括是次 Zoom Docs 內的 AI Companion 相關功能。

^[2] AI Companion 已包含在 Zoom 付費訂閱計劃之中，已購買該訂閱計劃的 Zoom 帳戶無需額外付費即可使用。AI Companion 未必適用於所有地區和行業，包括是次 Zoom Docs 內的 AI Companion 相關功能。