Adobe Acrobat企業協作小貼士

在疫情持續的當下，未來企業或傾向採取混合工作模式。如今，企業員工均會利用Gmail、Outlook、Google Hangouts、Zoom、Skype等各種遙距通訊方式與同事及客戶聯繫，卻仍未有任何電郵、視像會議或即時通訊工具能夠支援快速、簡易的檔案協作。較理想的解決方案是採用專為任務管理及團隊合作而設、可靠又直觀的檔案協作工具。

Adobe早前發布的調查報告顯示，員工每週有三分之一的時間都在處理一些與檔案、表格、合同、付款和發票相關、簡單且具重複性的工作，其中，86%的企業員工和83%的中小企管理人員認為這些任務成為了他們高效工作的阻礙，他們均期待能夠採用協助他們更快、更高效地完成工作的技術，91%的受訪者更表示對Adobe Acrobat、Adobe Sign這些有助提高其工作任務和流程效率的數碼工具感興趣。

使用Acrobat工具協作的小貼士

Adobe Acrobat Online的拖放式檔案協作工具，可提升在辦公室或遙距工作時與客戶或團隊成員協作的能力，不僅節省時間，亦有助簡化工作流程及檔案管理。以下是採用 Adobe 解決方案提升中小企工作效率的一些小貼士：

一、從轉存至PDF開始，讓所有人同步工作

首先，將Microsoft Word、Excel、PowerPoint、Google檔案或其他檔案類型轉存為PDF，並上傳至雲端空間，讓團隊從構思到最終完成品的過程均在同一空間協作。

二、通過連結輕鬆共用文件

上傳至雲端後，即可生成連結，讓多個審核者在無需下載應用程式或登入Adobe賬戶的前提下，在任何裝置及瀏覽器閱覽檔案。該連結作為檔案的單一來源，可確保所有團隊成員均在瀏覽最新版本的檔案。

三、善用評論功能實時溝通

便捷的評論功能是檔案管理的關鍵。作者及審閱者均可在檔案內提出問題、添加內容，甚至製作待辦清單。團隊成員均可以被授權添加評論並實時回覆其他評論，使用螢光標示、註解和標註工具新增注釋，或使用手繪工具添加線條、繪畫圓形或其他形狀。完成評論後，可直接在Acrobat內通知其他成員。

四、快速添加內容

在共享的PDF檔案快速添加新內容非常重要，無需轉存為Microsoft Office檔案，按下「編輯PDF」即可直接編輯檔案內的文字、圖像或其他類型的檔案。用戶亦可以合併檔案，將多個PDF或不同類型的檔案合併為一個PDF檔案，方便日後管理及使用。

五、將紙本文件轉存為PDF檔案

使用免費的Adobe Scan流動應用程式即可將任何紙本文件轉換為PDF。只需用手機拍攝紙本文件，即可將它轉存為可與客戶、團隊成員或合作夥伴協作的PDF檔案。在Acrobat應用程式打開包含掃描影像的PDF並點擊「編輯PDF」，Acrobat 將自動應用光學字元識別 (OCR)，將掃描的文件轉換為可編輯的、可搜尋的PDF副本，同時保留原始文件的外觀。

六、壓縮大型檔案

當團隊成員從大型數據集、PowerPoint演示檔案、設計檔案及照片全部放入PDF後，可使用壓縮PDF工具縮小檔案大小，以避免建立一個需極長時間載入的大型檔案。

七、隨時隨地協作PDF檔案

在採用混合工作模式的時代，團隊成員不僅有機會使用不同的裝置協作，更有可能與來自其他時區的夥伴協作，因此隨時隨地協作檔案變得更為重要。Acrobat Reader的網上工具及流動應用程式讓團隊成員可使用各種Mac、PC及流動裝置，在任何地方查看檔案、添加評論，或使用瀏覽器在 Acrobat 網上服務添加評論。使用G Suite 的用戶更可適用於 Google Chrome的擴充功能，更有效率地在瀏覽器為PDF檔案加上注釋、標記、填寫和簽署內容。

八、為敏感及機密內容加密

團隊成員亦可善用密碼保護工具，把含有敏感或機密內容的PDF檔案加密，並使用權限以防止檔案被複制、更改或列印。訂閱Acrobat Pro DC的用戶更可無限地使用更多功能，例如允許用戶隱藏PDF特定部分的Redact工具，以及安全地簽署、發送和追蹤檔案。