在家工作 (WFH) 或回辦公室？工作新常態，掌握混合式辦公高效管理關鍵

2022-05-312022-06-02 benny

根據Cisco (思科) 早前一份的調查發現，超過80%的員工希望公司能夠提供混合工作模式，並且有接近98%的員工表示，日常會議中，最少有一位與會者為遙距視像參與的員工或合作伙伴。疫情下，在家工作盛行，企業為迎接新趨勢，欲推行混合辦公模式，卻面對不少難題。思科、HGC環電集團旗下成員高威電訊協力推出高效管理的混合辦公室方案 (Hybrid Workplace)，創建一套更方便而安全的自助預訂座位及會議室系統，不受位置影響，上班即用，不但有效善用罕貴的辦公環境，同時增強工作效率，減少浪費。

融合思科統一通訊方案用戶體驗為先

HGC環電技術方案及產品開發執行副總裁黃振華指出，混合辦公模式正迎合現今企業營商大環境，可是市面上僅有針對單一功能的方案如視像會議、網絡管理、預訂房間系統，各自為政，欠缺融合所有的統一方案，影響工作效率及使用意欲。要將傳統辦公室改為靈活、高效率及安全的開放式辦公環境，必須要有完善的網絡服務、統一通訊系統、安全機制及端點設備，還要配合場地規劃及妥善維護服務。

HGC環電技術方案及產品開發執行副總裁黃振華指出，在混合辦公模式的環境中，用戶體驗才是最重要。

黃振華強調：「在混合辦公模式環境中，用戶體驗才是最重要。」因此高威電信HGC環電結合其集團自行研發軟件 (Self-developed Software) – LUCAS與思科統一通訊及協作系統 (Cisco Collaboration) 的強大優勢，打造一個靈活暢順的全自助AI管理的混合辦公室增值方案。

LUCAS設施管理大腦分派使用權限

HGC環電混合辦公室增值方案的核心是其集團自行研發的LUCAS管理系統，作為Hot Desking (輪流使用) 設施管理的大腦，支援思科應用程式介面 (API)，分派員工權限使用思科設備如IP電話、網真會議系統等，進行日程管理、開會、聽電話。LUCAS還可以接駁傳感器監控設施 / 空間有沒有閒置，以便自動關閉燈光、冷氣等設備，節省用電。

例如員工要回公司開會，先遙距登入LUCAS系統，LUCAS會顯示辦公室的平面圖顯示可使用的位置，讓員工自行挑選及設定使用時間，並會在設施的時間表上記錄下來。當員工抵達公司可通過手機掃描QR碼簽到，啟動一系列智能辦公設施，如桌上IP電話、燈光、儲物櫃，設備顯示屏更會顯示員工的名字作識別。

LUCAS管理系統能展示辦公室平面圖顯示可使用的位置，讓員工自行挑選及設定使用時間。

倘若員工到達會議室後，遇上會議室被緊急佔用等突發情況，亦可透過會議室門外的電子屏幕 (Digital Signage) 內的即時資料，尋找可使用的會議室位置及訊息。通過手機掃描QR碼驗證並簽到，從而啟動會議室內的智能裝置如視像會議設備、燈光及聲音控制、窗簾開關、Wi-Fi連接。連接會議功能，配合思科Webex協作軟件連繫外在員工一齊開會，或使用電子白板協作及會議錄影等，功能強大又方便。

員工透過手機掃描QR碼驗證並簽到，會議室門外的電子屏幕會即時更新資料，功能強大又方便。

三大方向節省大量成本

HGC環電混合辦公室增值方案適用於有意將辦公室改造的企業，迎合在家工作、網上協作的大潮流：

以創新方式善用辦公室空間，物盡其用；
節省辦公室租金，節省用電；
自動化整個流程，減省人手，安全可靠。

根據評估，HGC環電混合辦公室增值方案能達到節約企業空間開支至少50%，滿足3倍員工輪流使用辦公坐位的要求，協助企業大大改善財政開支、員工協作及生產力。此外，HGC環電更會提供24小時熱線支援服務，無論是系統故障、設備損耗，均可通過其集團的貼心服務，迅速排除疑難，保持業務運作。

本地成功案例：靈活易用，成效極大

HGC環電混合辦公室增值方案已獲香港多家企業及機構組織使用，例如有證券行以該方案滿足1500名員工的日常編排座位、開會及通訊協作要求，方便銷售員在就近客戶的地點流動工作，收到極大成效。黃振華總結：「善用混合辦公模式能更靈活更敏捷方式維持企業運作，大幅提升生產力及員工滿意度，而且可以善用企業會議室及周邊設施，物盡其用，節約開支，大大提升成本效益。」