文件數碼化無限優勢 Adobe Document Cloud遙距協作極速批核工作流程

  •  
  •  
  •  

今天我們習慣使用視像會議遙距聯繫,但文件協作方面總是力不從心。無論從事各行各業,透過Adobe Document Cloud包括多功能PDF和電子簽署方案,讓您的團隊可以將紙本文件流程完全數碼化,隨時隨地跨多個螢幕和裝置或常用的Microsoft和企業應用程式中快速處理文件、審批工作流程,省時高效又安全。

PDF是全球第一商業文件格式

疫情改變大家工作模式,還在業務營運上帶來三方面永久性改變:

  • 混合工作模式普及,員工在家或遙距工作成新常態;
  • 工作上是數碼優先,由於員工分散多地,必須倚靠數碼化方式完成工作;
  • 第三,講求使用體驗,要簡單易用,同時兼顧統一文件格式,不影響原有文件設計及觀感。

要在文件流程上滿足上述要求,採用易於閱讀、分享及具保密資料功能的PDF永遠是第一選擇。

PDF是全球第一商業文件格式,去年在Outlook電郵收到的所有文檔中有40%是PDF。

PDF配合電子簽署獲各行業使用

事實上,去年在Outlook電郵收到的所有文檔中有40%是PDF,在一眾Adobe產品打開或創建的PDF檔案更超過3200億,可見大家都愛用及信賴PDF。而PDF加上Acrobat Sign電子簽署方案後用途更廣泛,不但成為企業常用文件流程審批工具,更獲金融機構,跨國企業甚至政府部門承認具法律效力的認可簽署合約,簡化了流程、免除遞送成本,更重要是節省時間,即時生效。

PDF加上Acrobat Sign電子簽署方案後用途更廣泛,成為企業常用文件流程審批工具。

電子合同頁數增加 簽署速度更快

根據Adobe今年初調查發現,疫情下電子合同的頁數增多,自2020年1月至2021年9月,每份電子合同的頁數平均增加了18%。當中以歐洲、中東及非洲地區的合同頁數最多,平均為10.2頁,亞洲緊隨其後,平均為10.1頁。雖然合同頁數及內容增加,但完成簽名的速度卻不斷加快,在2021年9月,亞洲區使用Acrobat Sign即日完成簽署的比率高達72%。

Acrobat改名添新功能 完美整合業務流程

為迎合新時代市場需求,Adobe Document Cloud旗下建立及編輯PDF的Adobe Acrobat方案,最近更改產品系列名稱為Acrobat Pro、Acrobat Standard訂閱方案,同時加入Acrobat Sign電子簽署功能,讓更多企業在文件流程上使用電子簽署確認文件資格,徹底改變過往遞送及批核文件方式。

全新Adobe Acrobat Pro及Standard訂閱方案,讓作者及審閱者均可在檔案內提出問題、添加內容,甚至製作待辦清單。團隊成員均可以被授權添加評論並實時回覆其他評論,使用螢光標示、註解和標註工具新增注釋,或使用手繪工具添加線條、繪畫圓形或其他形狀。團隊成員亦可善用密碼保護工具,把含有敏感或機密內容的PDF檔案加密,並使用權限防止檔案被複制、更改或列印,亦可安全地簽署、發送和追蹤檔案。而Acrobat Pro訂戶可以利用桌面應用、手機程式或網頁使用大部份功能,處理工作更高效、方便。

Acrobat Pro可以利用桌面應用、手機程式或網頁均可使用大部份功能。用戶無論身在何處,都可以用手機或電腦進行電子簽署,十分高效、方便。

作為Microsoft首選的電子簽署方案,Acrobat Sign可與最完整的Microsoft應用程式套件 (API) 整合,讓您直接在使用的應用程式中傳送和簽署PDF。用戶無論身在何處,都可以用手機或電腦進行電子簽署。此外,您可以存取與Salesforce、Workday和許多日常使用應用程式整合,電子簽署批核,簡化工作流程。Acrobat Sign還可以設定符合全球各地產業特定法規,包括HIPAA、FERPA、GLBA和FDA 21 CFR Part 11等,完全滿足當地法規要求。

Adobe Acrobat Pro配合電子簽名方案優勢

  • 將紙本和PDF文件轉換成可立即編輯的檔案。
  • 以電子簽名取代紙本和墨水簽名。
  • 在Windows或Mac電腦上建立、分享、編輯及簽署。
  • 無論身在何處,無需任何軟件,可以手機或電腦進行電子簽署。
  • 限制他人複製或編輯PDF中的敏感資訊。
  • 與Microsoft、Salesforce、Workday應用程式整合。

SoftwareONE助您設計及優化文件流程

作為Adobe香港合作夥伴,著名解決方案及服務商SoftwareONE能按各行業的獨特需求,將Adobe Acrobat及Acrobat Sign整合至日常營運中,達致安全快捷的PDF文件協作及批核程序,並滿足保護機密內容。還憑著大量成功案例及專業顧問服務為客戶提供最佳建議,成效超出預期。

想了解更多Adobe Acrobat如何數碼化業務運作,化解人手不足,確保資料安全等真實體驗?立即聯絡SoftwareONE,獲取免費諮詢及示範。

電郵:[email protected]
電話:+852 2751 2800


  •  
  •  
  •  

benny

Benny Yeung ~ 企業IT傳媒人,經常四周穿梭科技巨企及論壇,熱愛探討新商機。性格貪玩,但喜歡閱讀沉悶的企業賺蝕數字,最重視辦事效率。